Opublikowano Dodaj komentarz

Miesięczne raporty fiskalne w formie elektronicznej – czy to zgodne z prawem?

Raporty miesięczne w formie elektronicznej

Nie od dzisiaj wiadomo, że najlepiej widziane w oczach urzędów są dokumenty w tradycyjnej formie papierowej. Oznacza to, że każdy podatnik – przedsiębiorca czy też nie – musi przez całe swoje życie gromadzić całą masę dokumentów. Czy tak samo jest w przypadku raportów miesięcznych z kas fiskalnych? W przypadku starych urządzeń z papierowym zapisem kopii – tak, jest to konieczne. Co z nowymi kasami, które umożliwiają zapisywanie danych na kartach pamięci lub przesyłanie ich do CRK?

Rozwiązania dostarczane przez producentów kas fiskalnych

Producenci kas fiskalnych dostarczają bardzo ciekawe i atrakcyjne dla przedsiębiorców oprogramowanie, które umożliwia sprawowanie pełnej kontroli nad dokonywanym transakcjami i nie tylko. Generują raporty, przechowują analizy w chmurze, pilnują stanów magazynowych. Jedną z ciekawych funkcjonalności jest możliwość archiwizowania raportów dobowych i miesięcznych z całkowitym zachowaniem wszystkich procedur bezpieczeństwa. Producent gwarantuje, że wszelkie dane są:

  • całkowicie integralne,
  • niezmienne w czasie,
  • czytelne dla podatnika i urzędu,
  • możliwe do odczytu, prezentacji i sprawdzenia.

To wszystko sprawia, że kopia elektroniczna przechowywana w systemie jest tak samo wartościowa, jak dokument wydrukowany z daną datą i z danego urządzenia. Czy jednak w oczach Urzędu Skarbowego jest tak samo? Postaramy się na to odpowiedzieć.

Co mówią przepisy?

Przepisy nie mówią wprost, w jakiej formie powinny być przechowywane raporty. O ile przestrzegane są wszelkie zalecenia dotyczące postaci przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej, a same raporty odpowiednio zabezpieczone. Oznacza to, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania ich w ten sposób. Takie zdanie ma także Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 22 grudnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.591.2020.1.KP. Ważne jest, by:

  • prowadzić kontrolę prawidłowego przesyłania archiwizowanych danych,
  • stosować urządzenia archiwizujące zgodne z książką kasy,
  • stosować autoryzowane przez producenta kasy programy archiwizujące.

Warto jednak wiedzieć, że ustawa o kasach fiskalnych zobowiązuje do kilku czynności. Jedną z nich jest wydruk raportu dobowego, który stanowi potwierdzenie dokonania fiskalizacji urządzenia. Ten wydruk musi zostać dołączony do książki kasy. Przepisy mówią także, że nie ma obowiązku dokonywania wydruków w przypadku kopii paragonów oraz dobowych raportów fiskalnych. W tym przypadku nie ma więc wątpliwości. Pytanie więc dotyczy w głównej mierze raportów miesięcznych.

Pamiętajmy jednak, że spółka, której dotyczy interpretacja, jasno wskazała, że nie tylko przechowuje raporty miesięczne w postaci elektronicznej, ale także je drukuje. To bardzo rozsądne zabezpieczenie i dotyczy nie tylko tego typu dokumentów. Warto każdy ważny dokument przechowywać w obu formach, dzięki czemu zyskujemy podwójne zabezpieczenie. Jeśli jednak chcemy zrezygnować ze standardowych form ich przechowywania, wystąpmy o indywidualną interpretację.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *