Faq

Zakup kasy fiskalnej

 

  1. Czy potrzebuję kasy fiskalnej?

Jeśli zamierzasz prowadzić działalność polegającą na sprzedaży towarów i usług osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej, najprawdopodobniej potrzebujesz kasy fiskalnej. Urządzenie musisz zakupić jeszcze przed dokonaniem pierwszej transakcji, jeśli chcesz zajmować się sprzedażą:

  • gazu płynnego i paliw silnikowych,

  • silników spalinowych lub ich części czy akcesoriów,

  • nadwozi do pojazdów silnikowych, przyczep, naczep lub pojazdów bez napędu,

  • sprzętu telekomunikacyjnego, telewizyjnego, radiowego,

  • sprzętu fotograficznego,

  • metali szlachetnych lub wyrobów,

  • tytoniu i alkoholi o zawartości alkoholu powyżej 1,2%,

  • wód toaletowych i perfum,

  • przewozów pasażerskich,

  • usług wulkanizacyjnych i motoryzacyjnych,

  • konsultacji prawniczych, medycznych czy doradztwa prawniczego,

  • stacjonarnych usług gastronomicznych,

  • zabiegów fryzjerskich i kosmetycznych,

  • walut,

  • biletów wstępu na wydarzenia artystyczne.

W pozostałych przypadkach możesz skorzystać ze zwolnienia obrotowego, które wynosi 20 tys. złotych netto rocznie. Do momentu uzyskania tego obrotu, nie musimy rejestrować sprzedaży na kasie fiskalnej. Zwolnienie jest również możliwe, jeśli chcesz sprzedawać towary, za które płatność zostanie dokonana za pośrednictwem banku lub poczty. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej nie dotyczy również sprzedawców usług:

  • telekomunikacyjnych,

  • finansowych i ubezpieczeniowych,

  • edukacyjnych.

 

  1. Pierwsza kasa fiskalna – na co muszę zwrócić uwagę?

Wybierając kasę fiskalną, musisz przede wszystkim określić miejsce prowadzenia Twojej działalności. W przypadku sklepów stacjonarnych o szerokim asortymencie, lepszy będzie większy model – również stacjonarny. Prowadząc wyjazdowy tryb pracy, jak na przykład przy sprzedaży ubezpieczeń, lepiej sprawdzą się niewielkie i mobilne kasy fiskalne. Zwróć również uwagę na dodatkowe wyposażenie i możliwość integracji z dodatkowymi modułami, takimi jak:

  • czytnik kodów kreskowych,

  • waga elektroniczna,

  • terminal płatniczy.

Połączenie poszczególnych elementów w jeden system sprawi, że sprzedaż będzie efektywniejsza i szybsza. Z pewnością jednak waga elektroniczna nie przyda się przy świadczeniu usług doradztwa podatkowego. Nie bez znaczenia jest również cena urządzenia. Pamiętajmy jednak, że dość łatwo jest obniżyć jego koszt, o czym piszemy poniżej.

 

  1. Gdzie kupić kasę fiskalną?

Kasę fiskalną najlepiej jest kupić u renomowanego dystrybutora rozwiązań fiskalnych, który wspomoże Cię w wyborze odpowiedniego urządzenia, przeprowadzi przez proces fiskalizacji i będzie służył pomocą przy obsłudze i obowiązkowym serwisie gwarancyjnym. Choć jest możliwy zakup używanej kasy fiskalnej, to z pewnością odradzamy takie rozwiązanie. By urządzenie mogło pracować, konieczna jest wymiana całego modułu fiskalnego, którego koszt jest bardzo zbliżony do ceny nowego urządzenia. Nie masz również gwarancji, że urządzenie będzie funkcjonować prawidłowo. Nie masz gwarancji i nie przysługuje Ci prawo do ulgi podatkowej. Koszt zakupu używanej kasy fiskalnej okaże się wcale nie tak atrakcyjny, a tracisz możliwość do skorzystania ze wszystkich dodatkowych usług, które Ci oferujemy całkowicie za darmo.

 

  1. Jaki jest rzeczywisty koszt kasy fiskalnej?

Koszt nowej kasy fiskalnej waha się od tysiąca do nawet kilku tysięcy złotych. Wiele zależy od samego modelu urządzenia. Małe i mobilne modele z reguły są nieco tańsze. Musimy jednak pamiętać, że jej koszt możemy obniżyć. Wnioskując o ulgę na zakup urządzenia, zyskujemy 90% jej wartości – nie więcej jednak niż 700 złotych. Dodatkowo możemy koszt kasy wliczyć jako koszt uzyskania przychodu, co pozwala nam odliczyć dodatkowe 18%.

 

  1. Jak poinformować Urząd Skarbowy o zakupie kasy fiskalnej?

Z początku musisz do Naczelnika właściwego Ci Urzędu Skarbowego złożyć oświadczenie o ilości zakupionych przez Ciebie kas fiskalnych i miejscach, w których będą używane. Później niezbędna jest fiskalizacja kasy w terminie 7 dni od momentu zgłoszenia. W ciągu kolejnych 7 dni musisz ponownie skontaktować się z Urzędem Skarbowym i złożyć dokument zgłoszenia kasy fiskalnej, którego wzór znajdziesz we właściwym Rozporządzeniu.

 

  1. Czym jest fiskalizacja kasy?

Fiskalizacja kasy jest elementem niezbędnym, jeśli chcesz korzystać z kasy zgodnie z prawem. Dokonuje się jej jednorazowo. Polega to na zsynchronizowaniu pracy modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną. Czynność tę wykonuje się w obecności serwisanta zatrudnionego u renomowanego dystrybutora, który później odpowiada za dokonywanie przeglądów i serwisowanie urządzenia.

 

Eksploatacja kasy fiskalnej

 

  1. Drukujemy pierwszy paragon – co musi się na nim znaleźć?

Pierwszym paragonem będzie zapewne dobowy raport fiskalny. Zostanie od wydrukowany po przeprowadzeniu fiskalizacji. Będzie przy tym obecny serwisant, który dokładnie wszystko wyjaśni. Pierwszy paragon dla klienta możemy wystawić po otrzymaniu numeru indywidualnego przez Urząd Skarbowy. Ma to miejsce po zgłoszeniu kasy fiskalnej. Na takim paragonie muszą znaleźć się następujące informacje:

  • nazwę podatnika i adres siedziby,

  • numer NIP podatnika,

  • numer wydruku,

  • data i godzina sprzedaży,

  • nazwę „Paragon fiskalny”,

  • jednoznaczną nazwę towaru,

  • cenę towaru,

  • ilość zakupionego towaru,

  • wartość rabatu,

  • wartość sprzedaży brutto i netto według poszczególnych stawek,

  • łączna suma sprzedaży brutto i netto,

  • łączna suma podatku,

  • oznaczenie waluty,

  • numer paragonu fiskalnego,

  • numer kasy i oznaczenie kasjera.

 

  1. Jak eksploatować kasę fiskalną?

Eksploatacja kasy fiskalnej może być różna w zależności od danego modelu. Są urządzenia odporne na smar i zabrudzenia, które doskonale sprawdzą się w warsztatach samochodowych. Inne są delikatniejsze i wymagają ostrożności przy użytkowaniu. W przypadku kas mobilnych dobrze jest zakupić specjalny pokrowiec, który uchroni ją przed konsekwencjami zalania czy upadku z wysokości. Po każdym zakończonym dniu pracy musisz wydrukować dobowy raport fiskalny, a po każdym miesiącu – miesięczny raport fiskalny. Co 24 miesiące masz obowiązek przeprowadzania przeglądu technicznego kasy fiskalnej. O zbliżającym się terminie poinformuje Cię Twój dostawca. W przypadku uszkodzenia nie możesz korzystać z kasy. Musisz skorzystać z urządzenia zapasowego lub zamknąć czasowo sprzedaż.

 

  1. Jak powinny wyglądać dobrze zaprogramowane bazy danych na kasie?

W pamięci kasy fiskalnej muszą znaleźć się: baza towarowa i przypisane do danych produktów stawki VAT. Programowanie możesz wykonać samodzielnie, jednak pamiętaj o kilku zasadach. Nazwa towaru lub usługi musi zostać zindywidualizowana. Oznacza to, że wydrukowana nazwa nie może nasuwać wątpliwości, jaki towar został sprzedany. Zawsze również upewnijmy się, czy stawki VAT są odpowiednie. Ich złe zaprogramowanie może przynieść bardzo bolesne konsekwencje podatkowe.

 

  1. Jak wygląda składowanie paragonów w wersji elektronicznej?

Obecnie większość kas fiskalnych oferuje możliwość przechowywania paragonów na karcie MicroSD. Dzięki temu nie musimy ich drukować. Prawo jednak narzuca na nas obowiązek wydrukowania paragonów na żądanie Urzędu Skarbowego. Pamięć elektroniczna musi więc być przechowywana w odpowiednich warunkach, by nie doszło do zniszczenia zapisu. Miejsce to nie powinno być wilgotne i narażone na ekstremalne temperatury. Nie możemy w żaden sposób ingerować w zapisy paragonów. Ponieważ MicroSD jest bardzo małe, warto je przechowywać w jednym, zamkniętym miejscu. Mamy obowiązek przechowywać je przez 5 lat od momentu zakończenia danego roku podatkowego.

 

  1. Serwisowanie kasy fiskalnej – czy jest potrzebne?

Ustawa narzuca Ci obowiązek technicznego przeglądu kasy co 2 lata. Możesz oczywiście robić to częściej, jeśli cokolwiek budzi Twój niepokój. Za serwisowanie odpowiada dostawca Twoich rozwiązań fiskalnych. Pamiętaj o przechowywaniu książki serwisowej w miejscu użytkowania urządzenia.

 

  1. Jakie raporty trzeba tworzyć przy użytkowaniu kasy fiskalnej?

Obowiązkowe są dwa raporty:

  • dobowy raport fiskalny,

  • miesięczny raport fiskalny.

Pierwszy z nich musisz wygenerować najpóźniej przed pierwszą sprzedażą dnia następnego. Drugi najpóźniej przez pierwszą sprzedażą w nowym miesiącu. Dodatkowe raporty zależą od możliwości Twojego urządzenia i nie są obligatoryjne.



Wymiana kasy fiskalnej

 

  1. Kiedy trzeba wymienić kasę fiskalną?

Kasę fiskalną należy wymienić, jeśli zaistniała jedna z niżej wymienionych przyczyn:

  • kasa została trwale uszkodzona i niezdolna jest do dalszej pracy,

  • nastąpiło przepełnienie pamięci kasy, a nie opłaca nam się wymieniać modułu fiskalnego,

  • narzucają nam to przepisy.

Pamiętaj, że konieczne jest złożenie wniosku do Urzędu Skarbowego o wyrejestrowanie kasy.

 

  1. Jak wygląda procedura likwidacji kasy fiskalnej?

W ostatnim dniu prowadzenia sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, musisz wykonać obowiązkowe raporty – dobowy i miesięczny. Następnie:

  • w terminie 7 dni składasz wniosek do Urzędu Skarbowego o dokonanie odczytu pamięci kasy fiskalnej,

  • dokonujesz odczytu pamięci przy obecności serwisanta i reprezentanta Urzędu Skarbowego,

  • upewniasz się, że protokół został przyjęty i zatwierdzony przez Urząd Skarbowy,

  • składasz wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej.

 

  1. Co zrobić ze starą kasą fiskalną?

Po złożeniu wniosku do Urzędu Skarbowego o wycofanie urządzenia z użytku i odczycie pamięci w obecności serwisanta, nie masz obowiązku przechowywania kasy. Możesz ją zutylizować lub oddać serwisantowi. Możliwe jest także odsprzedanie innemu przedsiębiorcy – o ile ma ważną homologację. W przeciwnym wypadku nowy właściciel nie będzie w stanie z niej korzystać.

 

  1. Jak wygląda procedura zakupu nowej kasy w zastępstwie za starą?

W zastępstwie za starą kasę fiskalną możesz wybrać dowolne urządzenie, które spełnia Twoje oczekiwania. Nie musisz decydować się na taki sam model lub podobny. Następnie musisz przejść całą procedurę w Urzędzie Skarbowym – jest ona bardzo podobna do rejestracji pierwszego urządzenia. W całym procesie wspomoże Cię serwisant firmy dystrybuującej kasy fiskalne.

 

Kasy online

 

  1. Czym są kasy fiskalne online?

Kasy fiskalne online to nowy rodzaj urządzeń, których posiadanie miało stać się obowiązkowe dla części podmiotów od 2019 roku. Ich celem miało być łączenie się za pomocą sieci Internet z Centralnym Rejestrem Kas i wysyłanie do systemu aktualnych danych sprzedażowych. Jak finalnie będzie wyglądało to rozwiązanie – na razie nie wiadomo.

 

  1. Kiedy zostanie uchwalona ustawa o kasach online?

Choć Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii zostało już ogłoszone i narzuca producentom nowe parametry urządzeń, to jednak obowiązek ich stosowania przez przedsiębiorców nie został jeszcze ogłoszony. Obecnie nie wiadomo, czy i kiedy rozwiązanie zostanie wdrożone, choć możliwy jest już zakup urządzeń, które są przygotowane do wspierania połączenia internetowego z systemem zewnętrznym.

 

  1. Jak wygląda projekt ustawy o kasach fiskalnych online?

Według projektu, wprowadzenie kas fiskalnych online miało następować powoli i być rozłożone w czasie dla wielu branż. Pierwsze firmy miały z nich korzystać od 1 stycznia 2019 roku. Dzisiaj wiemy, że terminy te z pewnością zostaną przesunięte. Kasy fiskalne miały mieć stałe podłączenie do sieci Internet i na bieżąco przesyłać zapisy o prowadzonej sprzedaży fiskalnej do tzw. Centralnego Rejestru Kas, który nie jest jeszcze gotowy. Brak możliwości korzystania ze stałego łącza internetowego miał być zgłaszany do Naczelnika odpowiedniego Urzędu Skarbowego. Pozostałe zmiany, o których mówi projekt to:

  • brak pisemnego wnioskowania o zarejestrowanie kasy fiskalnej,

  • zwiększenie kwoty ulgi na zakup urządzenia,

  • wystawianie faktury tylko do paragonu zawierającego NIP nabywcy.

Ostatnie konsultacje były przeprowadzane w listopadzie 2018 roku. Nie wiemy, jaki kształt przybierze końcowa ustawa.


Co Powinieneś wiedzieć o kasie fiskalnej a wstydzisz się zapytać ?