Prowadzenie sklepu internetowego nie jest proste. Choć w wielu przypadkach przepisy starają się jak najbardziej zmniejszyć liczbę czynności podatkowych – w tym także ewidencjonowania na kasie fiskalnej. W wielu przypadkach można skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego, jednak jest kilka wyjątków od tej zasady. Pewne towary muszą być ewidencjonowane już od pierwszej transakcji, nawet przy sprzedaży internetowej. Można jednak uniknąć konieczności wysyłania paragonów klientowi. E-faktura zamiast paragonu w sklepie internetowym – czy to możliwe?
Kiedy można wystawić fakturę zamiast paragonu?
Co do zasady, osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej musi otrzymać paragon za zakupione przez nią towary i usługi. Jest to podstawa do ewentualnej reklamacji, potwierdzenie zawarcia transakcji i dowód na rzetelne rozliczanie się z Urzędem Skarbowym. Jest jednak kilka wyjątków. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jasno wskazuje, że z obowiązku ewidencjonowania są zwolnieni podatnicy, którzy dostarczają towary w systemie wysyłkowym i jednocześnie otrzymują zapłatę za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK-u. Jednak jak to w naszym prawie bywa, od każdego wyjątku są wyjątki. Zwolnienie nie dotyczy firm, które zajmują się sprzedażą m.in.:
- części do silników,
- nadwozi do pojazdów, przyczep lub naczep,
- komputerów,
- sprzętu fotograficznego,
- perfum i wód toaletowych.
Lista jest dość spora i można się z nią zapoznać w powyższym Rozporządzeniu. Te właśnie firmy mają obowiązek dostarczyć paragon wraz z towarem. Okazuje się jednak, że jest pewien sposób.
E-faktura zamiast paragonu w sklepie internetowym
Jakiś czas temu pisaliśmy, że nie jest możliwe stosowanie zamiennie faktury z paragonem. To zdanie jak najbardziej podtrzymujemy. Rozwiązanie dotyczy nie obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej, a konieczności dostarczania paragonów. W wielu firmach jest to najsłabsze ogniwo procesu logistycznego. Wymaga fizycznego wzięcia kawałka wydrukowanego papieru i dołączenia go w sposób bezpieczny do przesyłki. W przeciwieństwie do wszystkich innych czynności, ta musi zostać wykonana przez człowieka i to z należytą uwagą. Jest jednak na to sposób. Osoba nieprowadząca działalności może wystąpić z prośbą o otrzymanie faktury za kupiony towar. Wówczas podatnik jest zobowiązany do wystawienia takiego dokumentu, a kopia paragonu dla konsumenta powinna zostać podpięta do kopii faktury, która znajdzie się w rękach przedsiębiorcy. W przypadku sklepów internetowych i płatności online jest jednak nieco inaczej.
Zakup tylko po akceptacji regulaminu
Najkorzystniejszą sytuacją byłoby, gdyby wszyscy klienci występowali z prośbą o wystawienie faktury na sprzedaż danych towarów. Wydaje się to jednak trudne do realizacji – nawet nie z powodu złej woli, a niewiedzy konsumentów. Można to jednak w bardzo prosty sposób obejść zwyczajnym regulaminem. Dodanie jednego punktu, który mówi o chęci otrzymania faktury, rozwiązuje sprawę. A jak wiadomo, zakupy internetowe bez akceptacji regulaminu są niemożliwe. Z furtki tej można skorzystać głównie dlatego, że ustawodawca nie zawarł w przepisach, w jakiej formie musi zostać wyrażona chęć otrzymania dokumentu i czy musi ona wyjść od klienta.
Nieco inne przepisy dotyczące e-faktury
E-faktury rządzą się także nieco innymi prawami niż ich papierowe odpowiedniki. Dokument taki może zostać dostarczony na wiele różnych sposobów:
- bezpośrednio mailem w postaci załącznika,
- linkiem w wiadomości mailowej do pobrania,
- dostępem do konta klienta, gdzie fakturę można pobrać.
Bardzo ciekawe zapisy znajdziemy także w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. w podatku od towarów i usług. Art. 106h niniejszej ustawy wskazuje, że podatnik ma obowiązek pozostawić w swojej dokumentacji kopię paragonu pochodzącego z kasy rejestrującej. Wynika to z konieczności ewentualnej identyfikacji i powiązania obu dokumentów ze sobą. Jeśli jednak paragon będzie zawierał informacje dotyczące danej FV, to okazuje się, że przechowywanie papierowych kopii nie ma sensu. Wystarczy, że podatnik będzie miał dostęp do kopii znajdujących się w pamięci kasy fiskalnej. Dokumenty papierowe można więc spokojnie zniszczyć.
Przedstawione przez nas rozwiązanie jest zgodne z interpretacją indywidualną z 28 grudnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.857.2021.1.SR. Podsumowując, decydując się na dodatkowy zapis w regulaminie można zrezygnować z konieczności nie tylko wysyłania paragonów klientom, ale także ich mozolnego przechowywania. Prawda, że proste? E-faktura zamiast paragonu w sklepie internetowym znacznie wszystko uprości.