Jednym z nieodzownych elementów każdej kasy fiskalnej jest pamięć fiskalna. To dzięki niej możliwe jest dokonanie ewidencji sprzedaży, która stanowi dowód wykonania transakcji i stanowi podstawę rozliczenia podatkowego. Co jednak w przypadku, w którym kasjerowi przydarzył się błąd, który został wykryty już po zaakceptowaniu i wydrukowaniu paragonu? Czy korekta paragonu jest możliwa? Czy jest możliwa edycja pamięci fiskalnej w kasie?
Pamięć fiskalna kasy – co to jest?
Pamięć fiskalna kasy to niewielki układ scalony, który znajduje się w głównej obudowie urządzenia. To na nim zapisywane są wszelkie transakcje, w podobny sposób, jak ma to miejsce na dysku twardym komputera. W przeciwieństwie jednak do zwykłego twardego dysku, ta pamięć umożliwia wielokrotny odczyt danych, ale tylko jednokrotny i trwały zapis. Z definicji niemożliwe jest skasowanie lub edytowanie powstałego wpisu. Działanie tego układu można porównać do zwykłej płyty CD lub DVD. Informacje na nich możemy wgrać tylko raz, ale odczytywać informacje możemy z nich do momentu fizycznego uszkodzenia płyty.
Dowiedz się więcej: Kasa fiskalna a sprzedaż na rzecz własnego pracownika – czy trzeba sprzedaż ewidencjonować?
Korekta paragonu – kiedy jest możliwa
Brak możliwości edytowania pamięci fiskalnej ma na celu zabezpieczenie państwa przed możliwymi oszustwami podatkowymi, które polegają na zmianie transakcji po fakcie. Jak więc zmienić paragon, chcąc:
- naprawić oczywistą pomyłkę,
- dokonać zwrotu towaru,
- przyjąć reklamację?
Tego typu czynności wykonujemy za pomocą ewidencji różnych rodzajów. Zwrot lub reklamacja powinna być uwzględniona w ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji. W dokumencie powinny znaleźć się takie pozycje, jak:
- data sprzedaży,
- nazwa towaru lub usługi,
- termin dokonania zwrotu lub reklamacji,
- wartość brutto,
- paragon lub innych dokument potwierdzający sprzedaż,
- protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji.
Dowiedz się więcej: Wysyłka faktury mailem do konsumenta zamiast paragonu – czy to wystarczy?
Korekta paragonu w przypadku oczywistych pomyłek
A co w momencie dokonania dość oczywistej pomyłki? Każdemu może zdarzyć się kliknąć jeden klawisz za dużo. Cena bochenka chleba może wynieść wtedy nie 4 złote, a 40 lub 400. Oczywiste jest, że przydarzyła się pomyłka. Obecne przepisy nie ułatwiają nam jej wykrycia – szczególnie gdy musimy najpierw wydrukować paragon, a dopiero potem przyjąć zapłatę. Takie właśnie pomyłki musimy zaewidencjonować w osobnej ewidencji, gdzie należy wykazać błędnie rozliczoną sprzedaż oraz opis przyczyn i okoliczności dokonania pomyłki. Warto jednak pamiętać, że możemy takiej czynności dokonać jedynie wówczas, kiedy jest to błąd zauważony od razu po dokonaniu sprzedaży. Jeśli zauważymy go na przykład kilka dni później, nie jest już raczej oczywisty.
Dowiedz się więcej: Kupiłem kasę fiskalną – i co dalej?
Jak widać, błędne zaewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej wcale nie powoduje, że możemy edytować pamięć fiskalną. W żadnym przypadku nie możemy tego zrobić. Jest to nie tylko fizycznie niemożliwe, ale także nie byłoby legalne.